MFクラウド会計。現金取引はExcelで入力するのがおすすめです。
クラウド会計ソフトは、銀行取引やカードでの支払いについては、データ連携できて、自動に会計データとなり便利です。
しかし、現金での経費支払いについては、連携する元データがなく、手入力する必要があります。
手入力する方法は、大きく分けて二つあります。
- クラウド会計ソフト上で、仕訳を入力する
- Excelに取引を入力して、クラウド会計ソフトに取り込む
おすすめは後者のExcelに入力して、クラウド会計ソフトに取り込む方法です。
クラウド会計ソフトは、仕訳をひとつひとつ入力するのは操作的にいまいちですが、Excelだとスムーズに入力できます。
また、Excelへの入力は「日付」「摘要（取引内容、相手先）」「金額」だけでよいです。
仕訳を意識する必要はなく、家計簿やおこづかい帳のような感覚で入力できます。
（会計ソフトへの取り込みの際に、仕訳データになります）
クラウド会計ソフト「MFクラウド会計」で、Excelに取引を入力し、取り込む方法を紹介します。
Excelテンプレートのダウンロード
MFクラウドで、Excelで入力用のテンプレートが用意されているので、それをダウンロードします。
「データ連携（新規登録）」→エクセルに手入力した取引明細「インポート」とクリックします。
「取引明細」が選択されているのを確認し、「テンプレートをダウンロード」と進みます。
これでテンプレートがダウンロードできます。
テンプレートは、「取引明細」と「取引明細（残高表記あり）」のふたつが選べます。
通常は「取引明細」の方でよいでしょう。
「取引明細（残高表記あり）」は、現金出納帳をきちんと付けていて現金の残高を管理している場合や、MFクラウドと連携していない通帳がある場合などに使います。
テンプレートへ入力
Excelのテンプレートはこんな感じです。
お世辞にもあまりカッコいいとは言えませんね…。
実際に入力するとこんな感じです。
「事業所名/事業所番号」「部門」「勘定科目」「補助科目」は、入力しなくても問題ありません。
「日付」は、月と日をそれぞれのセルに入力します。
月を省略した場合、上の行の月と同じという扱いになります。
「摘要」には、取引内容と取引先を入力しましょう。（間にスペース）
「借方」「貸方」は、入金の場合は「借方」、出金の場合は「貸方」です。
経費の支払いは「貸方」に入力することになります。
入力したExcelデータのMFクラウド会計への取り込み
月ごとに取り込む
入力が完了したExcelデータをMFクラウド会計へ取り込みます。
データの取り込みは、Excelのシート単位で行われます。
なので、ひと月分の取引をひとつのシートにまとめて、月ごとにデータを取り込むことをおすすめします。
この場合、シート名は変えても問題ないので、「20〇〇年〇月」と変えてしまいましょう。
取り込みが終われば、シートをコピーして新しいシートに入力をしていきます。
シートが複数ある場合は、一番左のシートが取り込まれることになります。
注意点は取り込みが完了したシートの続きに入力をして、再びそのシートの取り込みを行うと、一度目に取り込んだデータがダブって登録されてしまうことです。
一度登録したシートには、データの入力はしないようにしましょう。
例えば6月のシートを取り込んだ後に、入力を忘れていた6月分の経費があった場合は、次の7月のシートにその6月分の経費を入力しても問題ありません。
取り込み方法
MFクラウドへの取り込みは、先ほどの「データ連携（新規登録）」→エクセルに手入力した取引明細「インポート」の画面から行います。
勘定科目は現金残高をしっかり管理している場合は「現金」となりますが、そうでない場合は、
- 個人事業主 → 事業主借
- 法人 → 短期借入金 役員借入金
がおすすめです。
登録先帳簿は、任意の名前で問題ありません。「現金立替経費」としてみました。
登録した名称で、銀行やクレジットカードと同じように、「自動で仕訳」の連携サービスに登録されます。
「インポート」で取り込みます。
インポートするデータを確認します。Excelに入力した日付・摘要・金額がそのまま反映されているはずです。
問題なければ「保存」で取り込まれます。
最後に取り込んだデータを、仕訳データとして登録します。
いつもの「自動で仕訳」の登録画面で行います。
勘定科目が間違っている場合は、変更して登録します。
銀行などの連携データと同様に、自動仕訳ルールが適用されるので、次回以降は精度が上がり、楽になります。
まとめ
クラウド会計で経理を自動化といっても、現金取引については、自動化することはできません。
現金取引をなくすことが効率化のポイントですが、現状では完全になくすことは難しく、現金取引は手入力が必要です。
手入力をするにしても、Excelを使い、効率的に行いましょう。
